Organisation Burkhard. Wir organisieren Ihr Büro, damit Sie Zeit für Ihre eigentliche Aufgabe haben. Sie sind Ende Jahr reicher, nicht müder.

Mit diesem kleinen aber wirkungsvollen Tool können Sie Ihre Arbeit wesentlich vereinfachen.

Auf dem Bildschirm können Sie ein kleines Fenster mit einer Anzahl Schaltflächen anzeigen. Hinter jeder Schaltfläche ist ein Tastaturmakro oder gar eine eine Kombination von Buchstaben und Befehlen hinterlegt.
Umfangreiche Befehlsketten können Sie direkt beim Ausführen aufzeichnen und abspeichern. So können Sie wiederkehrende Formulare mit einem Klick ausfüllen.

Sie erfahren mehr über dieses Tool direkt beim Anbieter: 

http://www.wavget.com/typeitin.html

Bis jetzt hatte ich meine Termine an verschiedenen Orten abgelegt. Meine Success-Agenda bewährt sich dabei sehr gut, da ich schnell und übersichtlich Zugriff auf die Daten habe. Andrerseits führe ich die Agenda auch in Outlook. Das hat den Vorteil, dass ich mir Erinnerungen senden kann.

So schön so gut: Beide Agenden haben unterschiedliche Termine (das liegt an mir, weil ich nicht immer alles sofort nachführe. Und so geht halt einiges vergessen.)

Jetzt habe ich mir ein iPhone gekauft, welches ich ja stets auf mir trage. Dies hat den grossen Vorteil, dass ich die Termine schnell und einfach abgleichen kann.

Wie gleiche ich die Outlook-Termine mit dem iPhone ab ?

Verbinden Sie das iPhone über das mitgelieferte Kabel an einem USB-Stecker Ihres Conputers

Starten Sie das Programm iTunes

Wählen In der Menüzeile Datei

Starten Sie das Programm iPhone synchronisieren

Auf der Anzeige Ihres iPhones erscheint nun die Meldung: Synchonisieren

Immer mehr und bessere Spam-Filter sortieren Mails aus. So werden bestimmte Frame-Codes als gefährlich eingestuft und nicht weitergegeben. Oder in kurzes Mail mit einem Anhang kann als Spam in einen separaten Ordern abgelegt oder gar gelöscht werden. (Wir haben schon mal ein Programmcode als Mail versendet, und weil häufig der Begriff ASSIGN verwendet wurde, hat der Nachrichtenfilter das Mail als anstössig (fand wiederholt den Wortteil Ass) betrachtet und nicht weitergeleitet.

Wenn Sie eine wichtige E-Mail-Nachricht (es ist klar, dass alle Ihre Mails wichtig sind) versenden, möchten Sie wissen, ob und wann die Nachrichten angekommen und geöffnet wurden.

Dabei gilt
Angekommen heisst noch lange nicht, dass sie auch geöffnet wurde.
Geöffnet heisst noch lange nicht, dass sie auch gelesen wurde.
Gelesen heisst noch lange nicht, dass sie auch verstanden wurde.
Verstanden worden heisst noch lange nicht, dass die Botschaft auch umgesetzt wird.

Eine Lieferbstätigung sagt Ihnen, wenn Ihre E-Mail-Nachricht erfolgreich im dem Ziel-Postfach angekommen ist. Eine Lesebestätigung sagt Ihnen, wenn die Nachricht tatsächlich geöffnet worden ist.

Beachten Sie, dass leider der Empfänger oder ein Internet Service Provider und das E-Mail-Programm Kontrolle über diese automatisierte Empfangsbestätigungen haben. Das heisst, Sie können nicht sicher sein, dass die Bestätigungen ausgeführt werden.

Ein weiterer Nachteil der Lesebestätigung ist, dass der Empfänger in der Regel die Möglichkeit hat, das Senden der Empfangsbestätigung zu genehmigen oder zu verweigern. Das heisst, Ihre Nachricht wurde zwar gelesen.
Fragen Sie bei einer wichtigen Nachricht mit einer Folge-Mail nach und verlangen Sie ein Feedback.
Vielfaund beenden Sie den Eingang gesendet wird, so dass Sie nicht wissen, werden sie die Nachricht lesen. Unabhängig von diesen Mängeln werden E-Mail-Einnahmen ein sehr nützliches Instrument bei der Verfolgung wichtiger E-Mail.

Wie kann ich in Outlook eine Lesebestätigung anfordern ?

Erstellen Sie eine neue Mail

Wählen In der Menüzeile Optionen

Wählen Sie die gewünschten Optionen aus. (Das Kästchen muss einen Haken anzeigen

In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass jedes E-Mail den vollständigen Absender hat.
Dabei werden meistensl vier bis 5 Zeilen am Ende des Mails angefügt. Vielfach wird vor dem Absendernamen eine Grussformel gesetzt. Für die Adresse hat sich sie die ATME-Regel bewährt:
Absender, Telefonnummer, Mobile-Nummer und E-Mail-Adresse.

Privat werden vielfach noch ein Zitat oder ein Sinnspruch angehängt.

Unternehmen hinterlegen sinnvollerweise den Link auf Ihre Webseite oder die Möglichkeit den Newsletter zu bestellen.
Geschäftlich kann als Marketing-Massnahme der Claim. eine elektronische Visitenkarte (”Wir erstellen verständliche Kostenrechnungssysteme für Produktionsunternehmungen”) oder ein Angebot des Monats angehängt werden.

Wie verbinde ich die Signatur-Datei in Outlook ?

Wählen Sie im Menu Extras | Optionen

Wählen Sie den Reiter E-Mail-Format

Wählen Sie im Feld Wählen Sie die Signaturen für folgendes Konto aus die gewünschte Absenderadresse aus (Sie können für jede Absender-Adresse eine eigene Signatur verwenden)

Klicken Sie im neuen Fenster die Schaltfläche Neu … Geben Sie im neuen Fenster den Signatur-Namen ein

Klicken Sie die Schaltfläche Signaturen … aus (in der rechten unteren Ecke)

Klicken Sie im neuen Fenster die Schaltfläche Neu … Geben Sie im neuen Fenster den Signatur-Namen ein

Sie können jetzt den Text eingeben und entsprechend formatieren

Wie erstelle ich eine externe Signatur-Datei ?
Am einfachsten nehmen Sie einen Editor wie Wordpad. (Word speichert die Datei mit viel überflüssigen Codes.)
Jetzt können Sie den Dateinamen im Bild hinterlegen

Trees
Ein Baum-Graphik ist eine Menge von Strecken, welche an ihren Enden mit weiteren Verknüpfungen verbunden sind. Dabei werden die Aeste immer dünner und werden zu Aesten oder gar Verästelungen. Bekanntestes Anwendungsgebiet sind die Stammbäume.

Top-down-Darstellung
Genau wie die sichtbaren Aeste und Zweige hat ein Baum auch einen Wurzelstock. Diese Darstellung eignet sich besonders für hierachische Darstellungen. Bekanntestes Anwendungsgebiet sind Organigramme.

Treemaps werden in der Regel in Rechtecken dargestellt. So dass jedes Feld (Map) prozentual korrekt zum Total dargestellt wird. Die Baumhöhe (Tree) wird farbig dargestellt. Durch die Verwendung von Farbskalen kann die Höhe visuell erfasst werden. So können beispielsweise für den Umsatz tiefe Werte rot und hohe grün - oder für die Kosten umgekehrt, also tiefe Werte grün und hohe rot.

Maps
Für die Analyse der Informationen sollten diese unterteilt werden in Prüfbereiche. Wichtig dabei ist die richtige Gliederung der Gebiete und Segmentierungen.
Gliederung der Gebiete nach der Unternehmensfunktion:
1. Vetrieb
2. Produktion
3. Materialwirtschaft
4. Forschung und Entwicklung
5. Finanzen, Rechnungswesen, allgemeine Verwaltung
6.. Organisation und Informationsverarbeitung

Jede dieser Funktion kann weiter unterteilt werden z.B. aus der Prozesssicht
2.1 Fundament
2.2 Mauern
2.3 Bedachung
2.4 Elektische Installationen
2.5 Sanitäre Installationen
2.6 Malerarbeiten

Weiter kann unterteilt werden nach Kostenkomponenten
2.6.1 Personalkosten
2.6.2 Farben
2.6.3 Produktions-Gemeinkosten

Segmentierung
Die Verkäufe können segmentiert werden
Regional
Kundengruppen
Produktegruppen

Einfaches Erstellen von Kundenbüchern
Mit der Verbindung der beiden Dimensionen Tree (qualitave Sicht), also wieviel Gewinn in % je Produkt und Map (quantitative Sicht), also wieviel Umsatz je Produkt oder Kunde können schnell übersichtliche Kundenbücher erstellt werden.
Was sind die Werte je Kunde und Produkt ? Mit welchen Produkten werden beim Kunden Umsätze generiert und im Vergleich zu ähnlich gelagerten Kunden werdenMöglichkeiten aufgezeigt, welche zusätzlichen Produkte angeboten werden könnten.

Das Treemap-Tool kann für alle Arten der visuelle Darstellung verwendet werden. Diese eignet sich besonders für den schnellen Ueberblick auf das Ganze. Sie hilft mit, die Prioritäten richtig zu setzen und sich nicht auf die 9. Stelle nach dem Komma zu fokussieren.
Einsatzgebiete sind jegliche Art von Budgets und Soll-Ist-Vergleichen, Projektkontrollen, Produktkalkulationen und -Analysen, Produkt-Rezepten (speziell in der Chemie: Reach-relevante und signifikante Materialien), Zugiffsanalysen für Dokumentationen und Ablagen, Ausnutzung der IT-Plattenkapazitäten und Daten-Zugriffe.

Ein gutes Treemap-Tool erlaubt es, die Daten zu filtern (Weglassen von Extremwerten oder Unwesentlichem) und hierarchisch (Segmentierung) zu gliedern - und diese Segmente während der Ananlyse zu wechseln. Also von der Kundensicht auf die Produktesicht, von der Prozesssicht auf die Kostenkomponenten usw.

Unsere Empfehlung
Wir haben uns nach gründlicher Analyse für das Treemap-Tool von Macrofocus entschieden.
Es erfüllt alle unseren Management-Anforderungen uneingeschränkt gut und ist sehr preiswert
Es erfüllt alle Anforderungen der Benutzer (leichte Verständlichkeit, leichte Bedienbarkeit, Fehlertoleranz)
Es erfüllt alle Anforderungen an die Organisation (dispositive Ad-hoc-Tabellen können leicht mit einer Tabellenkalklation, für organisatorische Lösungen kann das Programm automatisiert und in die Prozesse integriert werden.

Terminologie
Als Grundlohn wird der vereinbarte Monatslohn (dies kann auch das Gehalt oder ein Salär sein und wird in der Regel durch den Beruf verstanden)

Ziel
Die Unternehmen werden je länger je mehr von staatlicher Seite wie auch von Gewerkschaften überprüft, ob bestimmte Lohnuntergrenzen [bei Boni auch Obergrenzen] eingehalten und Diskrimierungen (Geschlechter) ausgeschlossen sind.

Dabei zeigt die Lohnstatistik auf, dass viele Kriterien Einfluss auf die Lohnhöhe haben. Waren vor 30 Jahren die Altersgruppe 30-40-Jährige die höchstbezahlte Gruppe sind es jetzt die Altergruppen der um 55 Jahre alten Angestellten. Die Erklärung liegt in der Hochsaison. Die damals eingestellten konnten den Bsitzstand wahren, mittlerweile ziehen jüngere nach.

Die Durchschnittslöhne je Region zeigen keine signifikanten Schwankungen mehr auf. Wahrscheinlich liegt es an den besseren Verbindungen für den Arbeitsweg (Autobahnen, regionale Schnellbahnen und äffentlicher Verkehr)

Dateneingabe
Je Mitarbeiter wird der Lohn/Gehalt, Schichtzulagen, Ueberzeiten und weitere Zahlungen erfasst
und mit Auswertungskriterien wie Geschlecht, Alter, Zivilstand, Betriebszugehörigkeit in Jahre, Ausbildung, Berufshauptgruppen (Führungsposition, Berufspersonal, Ungelernt), Berufsuntergruppen (Kaufmännischer Mitarbeiter, Mechaniker, Chauffeur usw.) bereichert.

Aufgrund dieser Informationen können die Durchschnittslöhne je nach Kriterium ausgewertet werden. Zusätzlich können Median und Quartile berechnet werden, so dass Extremwerte (der CEO bezieht 20 Milionen Euro) die Durchsschnittswerte nicht verfälschen.

Jeder Unternehmer muss mit den bestehenden und zukünftigen Schwierigkeiten fertigwerden. Dabei wird die zur Verfügung stehende Zeit immer knapper. Die Globalisierung, das Internet, die Mobile und neue Methoden haben die Anforderungen wesentlich erhöht. Der Unternehmer muss stets präsent sein, sich flexibel und elastisch auf die Konkurrenz einstellen. Wie Gorbatschow so schön sagte: Wer zu spät kommt, den bestraft das Leben.

Rezessionen bringen auch gut geführten Unternehmen Auftragsknappheit und erhöhten Preisdruck. Vieles ist heute Substitution. Wer Margarine kauft, kauft nicht gleichzeitig Butter. Wer Bier trinkt, trinkt nicht gleichzeitg Wein. So wird nicht nur der Preis gedrückt - nein für vieles wird ein preiswerteres Produkt eingesetzt, welches die qualitativen Anforderungen kanpp erfüllt.

Gut hat es, wer Reserven hat. Die letzten Reserven in der Produktivität sind ausgereizt, die Mitarbeiter werden bis an die Grenzen gefordert. Vielfach werden aber einfache Möglichkeiten übersehen, man hat es immer so gemacht, der Kunde will es so. Man ist mit der Arbeit so beschäftigt, dass man nicht feststellt, dass sich das Umfeld geändert hat.

Die knappen Ressourcen müssen gezielt eingesetzt werden, dazu ist es unerlässlich Prioriäten zu setzen. Ueber die aktuellen und tendenziellen Auswirkungen, über die aktuelle und tendenzielle Dringlichkeit. Dabei hilft ein Tool wie ” Treemap die Aufgaben nach Quantität (Häufigkeiten des Vorhandenseins) und Qualität (Grösse der Auswirkung) zu visualisieren und mithelfen, zuerst die grossen, später die kleineren Kostenbereiche zu durchforsten.

Lesen Sie die Tipps zum Senken der Kosten oder Steigern des Gewinnes. Diese werden laufend nachgeführt. Mit Ihrem Kommentar können Sie eine Diskussion in Gang bringen.